Eliminarea documentelor financiar-contabile după expirarea termenului de păstrare: ghid practic și cadrul legal (2025)

1. Termenele de păstrare aplicabile

  • Registre contabile obligatorii și documente justificative – se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar (inclusiv statele de salarii).
    • Ex.: documentele din 2018 s-au prescris la 11 martie 2025; cele din 2019 se vor prescrie la 29 decembrie 2025.
  • Documente care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață > 5 ani – se păstrează pe durata de viață utilă a bunurilor respective.
  • Statele de salarii întocmite după 1 ianuarie 2023, pentru care angajatorul depune declarațiile informative la ANAF, se păstrează 5 ani (Legea 195/2022, care completează art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991).
  • Situațiile financiare și raportările contabile – se păstrează 10 ani.

 

2. Structura procedurii de eliminare (OMFP 2634/2015)

  • Constituirea comisiei interne
    • Se numește prin decizie internă, conform procedurilor proprii ale entității.
  • Inventarierea documentelor expirate
    • Comisia identifică dosarele ale căror termene de păstrare s-au încheiat.
  • Întocmirea procesului-verbal de eliminare
    • Se menționează: denumirea documentelor, perioadele, volumul, metoda de distrugere.
    • Procesul-verbal se aprobă de administrator.
  • Scăderea din Registrul de evidență al arhivei
    • Se operează mențiunea „eliminat” și data distrugerii.
    • Legislația nu impune păstrarea fișelor eliminate; societatea poate decide arhivarea electronică a proceselor-verbale pentru trasabilitate.
  • Distrugerea propriu-zisă
    • Intern, prin comisia numită, conform procedurilor proprii (ex.: tocare mecanică, incinerare controlată).
    • Extern, printr-o societate specializată, pe baza unui contract de servicii și a deciziei de distrugere emise de comisie. Furnizorul transmite un certificat de distrugere.
  • Arhivarea documentației procedurii
    • Procesul-verbal, decizia de distrugere și confirmarea distrugerii se păstrează minimum 5 ani (pentru a dovedi respectarea obligațiilor).

 

3. Recomandări de bună practică

  • Actualizați procedura internă de arhivare pentru a reflecta noile termene.
  • Planificați anual o revizie a arhivei (ideal în primul semestru), pentru a evita volume mari de eliminat odată.
  • Dacă externalizați distrugerea:
    • verificați autorizațiile operatorului,
    • includeți în contract clauze de confidențialitate și de returnare a unui certificat de distrugere.
  • Păstrați o copie digitală a proceselor-verbale și certificatelor de distrugere – utilă la controalele ulterioare.

 

Respectarea strictă a acestei proceduri asigură conformitatea cu OMFP 2634/2015 și protejează societatea de sancțiuni în cazul unui control fiscal sau al unor litigii viitoare.